تقديم

     تمتلك الحضارة العربية والإسلامية مخزوناً كبيراً وتراثاً ضخماً من المعارف والعلوم والفنون في شكل مخطوط أو مطبوع أو مسجل على وسائط تقليدية. الاستفادة من هذا المحتوى الهائل لن تكتمل قيمته ولا يمكن الاستفادة منه بدون توفير أدوات للبحث ومراجع للمعلومات فضلاً عن صعوبة التعامل مع الشكل التقليدي للوسائط المسجل عليها هذا المحتوى ومن ثم يجب تحويله إلى الشكل الرقمي وربطه بأدوات للبحث والاسترجاع تسهل على الباحثين والدارسين والذين يحتاجون إلى المعلومات سرعة الوصول إليها. للمجموعة المتحدة إمكانيات بشرية وتجهيزات فنية وخبرات متراكمة قلما تتوافر لغيرها من الشركات وقد سخرت هذه الإمكانيات في هذا الاتجاه.

• تخصص كامل في أعمال التحويل من الشكل التقليدي إلى الشكل الرقمي لأوعية المعلومات الورقية أو الفيلمية أو السمعية والبصرية.

• التوثيق وتحليل المضمون للمعلومات والإنتاج الفكري بأنواعه ويشمل ذلك كافة أعمال الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص والكتالوج والعروض وغيرها من أعمال القيم المعلوماتية المضافة لمحتوى أوعية المعلومات.

• توافر نظم وتطبيقات متكاملة لإدارة العمل الخلفية لنشاط التوثيق والتحويل Back office Operation تم بناءها طوال أكثر من عشر سنوات تكرست خلالها خبرات فعلية على رأس العمل وليس مجرد نظم تعتمد على التنظير والافتراض والذي كثيراً ما يبتعد عن الواقع الفعلي والعملي.

• محرك بحث متعدد المستويات للمستخدم End User Search Engine ذو إمكانيات متعددة للتعامل مع المحتوى الإلكتروني فضلاً عن جاهزية للتعامل مع أكثر من لغة في نفس الوقت.

• خبرات فعلية وعملية مارستها أرابيا إنفورم للبرمجيات سواء على صعيد منتجاتها أو في صورة مشاريع تم تنفيذها لمؤسسات وهيئات أخرى، فعلى صعيد الشركة وبصفة يومية ومستمرة يتم التعامل مع حجم هائل من صفحات الصحف والمجلات العربية فيجري تصوير إلكتروني لأكثر من مئة صحيفة يومية تحتوي في المتوسط على نحو ستة آلاف صفحة بحجم A2 بالإضافة إلى تصوير كامل لأكثر من ألف مجلة أسبوعية وشهرية وفصلية وسنوية، وبالتوازي يجري تصوير إصدارات كاملة لصحف ومجلات عربية توقفت أو لا زالت تصدر. إن ما تجدر الإشارة إليه أن قطاع التوثيق في أرابيا إنفورم للبرمجيات قد قام بتصوير إلكتروني لصحيفة أم القرى السعودية بالكامل وإنتاج كشاف تحليلي لكل ما تحتويه هذه الصحيفة الرسمية للملكة العربية السعودية من مواد صحفية أو إعلانية أو نشرات قانونية منذ العدد الأول وحتى العدد الأخير. إن مشاريع من هذا النوع تجري على قدم وساق بقطاع التوثيق فقد تمت عملية التصوير الإلكتروني لعدد من الصحف والمجلات كاملةً منذ العدد الأول وحتى آخر عدد ولفترة زمنية تتجاوز المئة وعشرين عاماً وهناك صحف ومجلات عددية تم بالفعل الانتهاء من تصويرها وسوف يتم البدء بتوثيقها تباعاً طبقاً لجدول زمني محدد.

     رغم أن فكرة مراكز التوثيق أو مسألة التكشيف والاستخلاص ليست بجديدة في عالمنا العربي إلا أن التحديات التي واجهت أرابيا إنفورم للبرمجيات عند تكوين فريق العمل بقطاع التوثيق كانت كثيرة ومتشعبة حيث لم تكن الخبرات المتاحة في سوق العمل لتفي بطموحات الفكرة ومن ثم أولت الشركة اهتماماً خاصاً بإنشاء آليات للتدريب وتهيئة كوادر فنية على مدار السنوات العشر الأولى في حياة الشركة. مئات من الفنيين والمتخصصين في أعمال الفهرسة والتصنيف وتحليل المضمون تم تدريبهم على استخدام الحاسبات الآلية والبرمجيات ونظم التوثيق والفهرسة الآلية وتطورت إنتاجيتهم ومستوى أدائهم بفضل الاستمرار في التدريب والاستثمارات التي خصصتها الشركة لتوفير أحدث الأجهزة والبرمجيات المتخصصة في هذا المجال.

     تنقسم التخصصات في قطاع التوثيق طبقاً لطبيعة العمل والمسئوليات المنوطة بكل قسم منها كالتالي:

• التصميم الفني : مسئولية هذا القسم غاية في الأهمية من حيث قيامه بالإطلاع على محتوى الأوعية وأحجامها وطبيعتها وتخصصها ثم القيام بعملية التحليل لمضمون للأوعية المطلوب توثيقها وتصميم نماذج التوثيق ووضع المواصفات الفنية لها فضلاً عن إعداد قوائم رؤوس الموضوعات بما تتفق وطبيعة محتوى هذه الأوعية.
  .

• التزويد : ويختص بمتابعة وحصر وتسجيل مصادر المعلومات والدوريات لمنتجات الشركة الرئيسية ومنها الأرشيف الصحفي ومتابعة ورود مئات الصحف والمجلات بالإضافة إلى كافة المواقع التي يتم رصدها وفهرستها من شبكة الإنترنت. يستعين قسم التزويد بمجموعة من التطبيقات والبرامج التي تم تصميمها خصيصاً لأعمال المتابعة واكتشاف أية أعداد قد تسقط أو تتأخر في ورودها للقطاع.
  .

• التجهيز الفني : ويختص بعمليات الإعداد والتهيئة لأوعية المعلومات التقليدية للمراحل التالية مثل التصوير الإلكتروني حيث تتم المعالجة بدقة عالية للمحافظة على أصول الأوعية مثل الوثائق أو الكتب أو الدوريات خاصة تلك التي تتسم بالقدم والتي تتطلب درجة عالية من الحرص في التناول والمعالجة.
  .

• التصوير الإلكتروني: يضم هذا القسم مجموعة من العاملين المدربين ذوي الخبرات العالية في استخدام أجهزة الاسكانر والمسح الضوئي بأنواعها على سبيل المثال أجهزة تصوير الكتب ، الصحف اليومية ذات المقاسات الكبيرة ، أجهزة التصوير للأحجام المتوسطة والصغيرة ، أجهزة تصوير والاسكانر الميكروفيلمي بأنواعه.
  .

• قسم الحصر : من الأقسام المهمة في قطاع التوثيق فجميع الأوعية التي يتم تصويرها إلكترونياً تمر على هذا القسم بهدف الحصر الشامل والدقيق للمواد والسجلات التي سيتم توثيقها لاحقاً ، على سبيل المثال يتم عدّ وحصر كافة المواد الصحفية لأية صحيفة ومجلة وتصنيف هذه المواد حسب طبيعة المادة – على سبيل المثال إعلانات ، أخبار ، تقارير ، مقالات ، حوارات .. الخ – عملية الحصر والتصنيف تسجل بدقة كافة البيانات والإحصائيات التي يتم استخدامها لاحقاً في متابعة الإنتاج في مراحله المختلفة والتأكد من عدم سقوط أي مادة أو تجاهلها في أي مرحلة.
  .

• المونتاج الإلكتروني: ويختص هذا القسم بكافة أعمال إعادة تصميم أحجام الصور والوثائق أو معالجة العيوب الفنية للصور، على سبيل المثال يتم يومياً عملية مونتاج وقصّ لكافة المواد الصحفية للصحف والمجلات التي تدخل في أعمال التوثيق الصحفي لكي تتاح جميعاً في حجم A4 لسهولة الاستخدام. قسم المونتاج الرقمي يستخدم مجموعة من التطبيقات والبرمجيات التي تتعامل آلياً مع الوثائق في جميع مراحله.
  .

• أقسام التوثيق وتحليل المضمون : وهي أهم المراحل على الإطلاق لما يمثله ناتج أعمالهم من أهمية بالغة وقيمة مضافة هي أساس عمل القطاع. العاملون في أقسام التوثيق هم من الباحثين وأخصائيي المعلومات الذين يتم اختيارهم بمنتهى الدقة ولابد من اجتيازهم لاختبارات متعددة في المعلومات والثقافة واللغة العربية ولغة أجنبية واحدة على الأقل كم أن كل باحث يمضي فترة تدريب على العمل وأيضاً على استخدام الحاسب الآلي وبرامج التوثيق المختلفة في فترة من شهر إلى شهرين على الأقل. كافة الباحثين في أقسام التوثيق وتحليل المضمون يستخدمون برامج الحاسب الآلي مباشرة دون الحاجة إلى استخدام نظام تحرير الاستمارات والنماذج يدوياً ثم إدخالها بواسطة مدخلين تقليديين كما كان يحدث في السابق وهذه الخاصية توفر كثيراً في النفقات وتختصر مرحلة للمراجعة الورقية كما أنها أوجدت جيلاً من الكفاءات التي تتعامل مباشرة مع الحاسبات بسهولة واقتدار. هيكل العمل في أقسام التوثيق وتحليل المضمون يبنى حسب طبيعة المشروع أو المهام المنوط به هذه الأقسام وهي على هيئة مجموعات من فرق العمل كل فريق مكون من :

  • رئيس مجموعة مسئول عن إدارة فريق العمل من الناحيتين الفنية والإدارية.

  • سكرتير فني للمتابعة وهي من الوظائف المهمة لتسيير العمل ومتابعته.

  • مجموعة الباحثين المسئولين عن أعمال الفهرسة والتصنيف وتحليل المضمون والتكشيف والاستخلاص.

  • مجموعة من المراجعين بحيث يتوفر عدد واحد مراجع لكل ثلاثة باحثين.
    .

• قوائم الاستناد : من الأقسام المهمة في قطاع التوثيق لما تمثله من ميزان للجودة ويختص هذا القسم بما يلي:

  • صيانة وتحديث قوائم رؤوس الموضوعات ومكنز الكلمات الدالة.

  • متابعة قوائم الاستناد للتخصصات المختلفة – على سبيل المثال قوائم أسماء الشخصيات والمؤسسات والهيئات والمدن والمؤلفين أو أية أنواع أخرى من القوائم حسب طبيعة المشروع القائم.

  • توحيد الأسماء ووضع الإحالات بين المداخل وبناء شبكة المترادفات فيما بينها.
    .

• الرقابة على الجودة : جودة المعلومات لا تحتمل أي درجة من التهاون ذلك أن نتاج قطاع التوثيق سيتم استخدامه كمرجع دائم للوصول إلى أوعية المعلومات ومصادرها فضلاً عن كثافة الإنتاج اليومي الذي يمثل عبئاً ضخماً من الناحيتين الفنية أو الإدارية ولهذا السبب فإن مسئولية قسم الرقابة على الجودة عن ضمان تنفيذ المعايير الموضوعة وأيضاً مستوى الجودة المطلوب غاية في الأهمية لذلك فإن اختيار مسئولي الجودة تتم بدقة متناهية كما أن هناك آليات للتفتيش على أداء هذا القسم ومنها أسلوب البحث العشوائي أو العينات المنتقاة وفي حالة اكتشاف أي عيوب أو ظواهر لأخطاء موضوعية يتم التعامل معها فوراً وبأثر رجعي. إن كافة مراحل العمل تخضع لقسم الرقابة على الجودة.
  .

• قسم المتابعة : ويختص أفراد هذا القسم بمتابعة المراحل النهائية اليومية للتوثيق والتصوير وضمان الانتهاء من عملية تحديث قواعد المعلومات وفهرستها آلياً والإطلاع على تقارير وإحصائيات مستخرجة من نظم وبرامج التوثيق الآلية.
  .

• قسم للدعم الفني : يعمل على مدار 24 ساعة لمواجهة أية أعطال أو مشاكل فنية في الأجهزة أو المعدات أو المرتبطة بمناخ العمل مثل أجهزة التكييف أو التيار الكهربائي أو مرافق الشركة الأخرى.